Rekisteriseloste

Asiakashallinnan ja myynnin rekisteriseloste

Päivitetty 24.5.2018

1. Rekisterinpitäjä

Lohjan Liikuntakeskus Oy (y-tunnus: 0128283-9)

Runokatu 1

08100 LOHJA

2. Rekisterin vastuuhenkilöt 

Nimi: Taina Pennanen

Postiosoite: Runokatu 1, 08100 LOHJA

Sähköposti: taina.pennanen@lohja.fi

Puhelin: 050 331 5621

3. Yhteystiedot rekisterin pitäjään 

Nimi: Sari Nieminen, Eija Pöllänen

Postiosoite: Runokatu 1, 08100 LOHJA

Sähköposti: sari.nieminen@lohja.fieija.pollanen@lohja.fi

Puhelin: 044 3691803

4. Henkilötietojen käsittely 

Henkilötietoja voidaan kerätä eri tavoin. Pääsääntöisesti keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotka;

  • On annettu meille, kun asiakas on yhteydessä meihin tai asioi kanssamme esim. ostaa palveluitamme tai rekisteröityy palveluun, ottaa meihin yhteyttä pyytääkseen tarjousta tai tietoja;
  • Syntyvät palvelua käytettäessä tai verkkosivulla vierailun yhteydessä, esim. kun kirjauduttaessa palveluun; ja
  • Saadaan muista lähteistä, soveltuvien lakien sallimassa laajuudessa esim. Kaupparekisteri, Väestötietojärjestelmä, Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä tai Postin osoitetietojärjestelmä, kuitenkaan rajaamatta lähteitä vain edellä mainittuihin.

Asiakkaan ei ole pakko antaa meille henkilötietoja, mutta tällöin emme mahdollisesti pysty tarjoamaan kaikkia palveluitamme.

Keräämme ja käsittelemme esimerkiksi seuraavia henkilötietoryhmiä:

  • Perustiedot, kuten nimi, yhteystiedot (sähköpostiosoite, osoite ja puhelinnumero, sukupuoli, ikä) sekä asiointikieli
  • Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, kuten palvelua ja/tai tuotetta sekä tilausta koskevat tiedot, maksutiedot, laskutustiedot, markkinointiluvat- ja -kiellot;
  • Asiakasyhteydenotot ja niihin liittyvä kirjeenvaihto sekä rekisteröityjen oikeuksia koskevat kirjaukset;
  • Palvelumme käytössä syntyneet henkilötiedot tai verkkosivujemme käytön yhteydessä kerätyt tiedot esim. käyttäjätunnukset, salasanat, tunnistamiseen liittyvät tiedot, palvelun käyttöä koskevat lokitiedot, evästeiden tai samankaltaisten teknologioiden avulla verkkosivuiltamme kerätyt tiedot (laitetunnus- ja tyyppi, käyttöjärjestelmä ja sovellusasetukset); ja
  • Muut tapauskohteisesti määritellyt tiedot antamasi suostumuksen perusteella kuten tarvittaessa palvelun tuottamiseen tarvittavaa tietoa esim. allergiat tai muu vastaava tieto

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste 

Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen liiketoimintamme harjoittamiseen, asiakassuhteen hoitamiseen ja asianmukaisia kaupallisia tarkoituksia varten.

Rekisteröidyt ovat asiakassuhteessa Lohjan Liikuntakeskus Oy:n kanssa.

Asiakasta koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti:

  • Asiakkaalta itseltään internetin kautta, kassapisteessä asioinnin yhteydessä, puhelimitse, asiakaskortin käytöllä, sähköpostilla tai muulla vastaavalla tavalla
  • Evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla

Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

5.1 Palvelun tarjoaminen ja asiakassuhteiden hallinta 

  • Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti tarjotaksemme ja toimittaaksemme asiakkaalle tai hänen edustamalleen yritykselle/yhteisölle palveluitamme sekä tuotteitamme. Voidaksemme tehdä niin ylläpidämme ja hoidamme asiakassuhdetta asiakkaan tai hänen edustamansa yrityksen/yhteisön ja meidän välillä. Tässä tapauksessa henkilötietojen käsittely perustuu asiakkaan tai hänen edustamansa yrityksen/yhteisön ja meidän väliseen sopimukseen.

5.2 Palveluiden ja tuotteiden kehittäminen, tietoturva ja sisäinen raportointi 

  • Käsittelemme henkilötietoja myös huolehtiaksemme palveluiden, tuotteiden ja verkkosivun tietoturvasta, palvelun ja verkkosivujen laadun parantamiseksi sekä palveluiden ja tuotteiden kehittämiseksi. Voimme myös koostaa henkilötietojen perusteella sisäisiä raportteja johdon sekä eri liiketoimintoyksikköjemme käyttöön liiketoimintamme asianmukaista johtamista varten. Segmentoimme asiakkaitamme markkinointitoimenpiteitä varten perustuen esimerkiksi palveluiden käyttöön ja/tai käyttäytymiseen verkkosivuillamme. Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuun varmistaa palveluidemme ja verkkosivujemme asianmukainen tietoturva sekä saada riittävät ja asianmukaiset tiedot palveluiden kehittämiseen ja liiketoimintamme johtamiseen.

5.3 Lakien noudattaminen 

  • Voimme käsitellä henkilötietoja lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi esim. koskien kirjanpitoa tai toteuttaaksemme viranomaisten (esim. veroviranomainen) lakiin perustuvat tietopyynnöt.

5.4 Asiakasprofilointi 

  • Keräämme statistiikkaa muun muassa palveluiden käytöstä paikanpäällä sekä asioinneista verkkosivuillamme asiakassegmentointiin myyntiprosessejamme sekä palveluiden ja tuotteiden kehittämistä varten.

5.5 Markkinointi 

  • Voimme olla asiakkaaseen yhteydessä kertoaksemme palvelun uusista ominaisuuksista tai markkinoidaksemme ja myydäksemme muita palveluita. Voimme käsitellä henkilötietoja myös markkinointitutkimuksia ja asiakaskyselyitä varten. Henkilötietojen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuun tarjota tietoa osana palvelua ja markkinoidaksemme muita palveluitamme. Asiakkaalla on milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointiin (katso tämä selosteen jakso 9).

6. Henkilötietojen siirrot ja luovutukset 

  • Voimme luovuttaa henkilötietoja muille konserniin kuuluville yrityksille soveltuvan lain sallimissa rajoissa tässä selosteessa kuvattuja tarkoituksia varten, mukaan lukien heidän tuotteiden ja palveluiden markkinointiin. Henkilötietoja voidaan siirtää konsernin yhtiöiden välillä myös sisäisiä hallinnollisia tarkoituksia varten, kuten raportointitarkoituksessa ja harjoittaaksemme liiketoimintaamme tehokkaasti, kuten käyttääksemme keskitettyjä tieto- ja viestintäjärjestelmiä. Henkilötietojen luovuttaminen konsernin sisällä perustuu meidän oikeutettuun etuun harjoittaa liiketoimintaamme ja hallita asiakassuhteitamme tehokkaasti sekä kertoa asiakkaille muiden konserniin kuuluvien yhtiöiden palveluista.
  • Voimme myös luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille:
  • lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa, esim. toimivaltaisen viranomaisen esittämän tietopyynnön toteuttamiseksi tai oikeudenkäyntimenettelyihin liittyen;
  • kun yhteistyökumppanimme käsittelevät toimeksiannostamme henkilötietoja meidän puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti. Huolehdimme aina asiakkaan henkilötietojen asianmukaisesta käsittelystä;
  • mikäli olemme mukana sulautumisessa, yritysjärjestelyssä taikka liiketoiminnan tai sen osan myynnissä;
  • kun uskomme, että luovuttaminen on välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, asiakkaan tai muiden turvallisuuden suojelemiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi;
  • mikäli asiakkaan käyttäjätiedot on tilattu ja/tai liitetty työnantajan toimesta ja/tai työnantajan tietoihin, luovutamme esimerkiksi asiakkaan suoritustietoja nimetyille yhteyshenkilöille; ja
  • asiakkaan suostumuksella osapuolille, joita suostumus koskee.
  • Tietoja ei luovuteta tai siirretä/luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle;

7. Evästeet 

  • Käytämme evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita verkkosivuillamme. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita on sijoitettu asiakkaan laitteeseen hyödyllisen tiedon keräämistä ja muistamista varten, verkkosivumme toiminallisuuden ja käytettävyyden parantamiseksi. Voimme käyttää evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita myös tilastollisiin tarkoituksiin kuten koostaaksemme tilastoja verkkosivujen käytöstä ymmärtääksemme, kuinka käyttäjät käyttävät verkkosivuja ja parantaaksemme käyttäjäkokemusta.
  • Asiakas voit estää evästeiden asettamisen, rajoittaa evästeiden käyttöä tai poistaa evästeet selaimelta. Koska evästeet mahdollistavat verkkosivumme toiminnan, evästeiden käytön rajoittaminen saattaa vaikuttaa verkkosivun käytettävyyteen.

8. Henkilötietojen säilyttäminen 

  • Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.
  • Henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen ajan. Henkilötietoja voidaan säilyttää tarpeellisilta osin myös asiakassuhteen päättymisen jälkeen soveltuvan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa. Esimerkiksi, asiakassuhteen päättymisen jälkeen säilytämme tyypillisesti henkilötietoja, jotka ovat tarpeen vaatimuksiin tai kanteisiin vastaamiseksi voimassaolevien vanhentumisaikaa koskevien säännösten mukaisesti. Voimme myös esimerkiksi säilyttää henkilötietoja tarpeellisilta osin noudattaaksemme antamaasi suoramarkkinointikieltoa sekä kehittääksemme palveluitamme.
  • Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

8. Asiakkaan oikeudet 

  • Asiakkaalla on oikeus tarkastaa henkilötietonsa. Asiakas voi milloin tahansa myös pyytää henkilötietojensa oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. On kuitenkin tärkeää huomioida, että sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tai, joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.
  • Asiakkaalla on oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä sovellettavan lain edellyttämässä laajuudessa.
  • Käsitellessämme asiakkaan henkilötietoja suostumuksen perusteella asiakkaalla on oikeus, milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumus. Emme sen jälkeen käsittele henkilötietoja, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta.
  • Asiakas voi käyttää oikeuksiaan lähettämällä pyynnön meille osoitteeseen lohjan.liikuntakeskus@lohja.fi tai asioimalla asiakaspalvelussamme.
  • Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisteriasioista vastaavalle henkilölle tai esittää tarkastusoikeutta koskeva pyyntö asiakaspalvelussamme.

10. Tietoturva 

  • Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, digitaaliset ja hallinnolliset toimet) henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Esimerkiksi, henkilötietoihin on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä hoitamiseksi.
  • Huomaa, että tarkoituksenmukaisetkaan toimenpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme sinulle asiasta soveltuvien lakien mukaisesti.

11. Selosteen muuttaminen 

  • Pidätämme oikeuden muuttaa tätä selostetta.

12. Ota yhteyttä 

  • Voit kysyä tästä selosteesta tai henkilötietojesi käsittelystä ottamalla meihin yhteyttä lohjan.liikuntakeskus@lohja.fitai asioimalla asiakaspalvelussamme.

Päätöksenteon rekisteriseloste

Päivitetty: 24.5.2018 

Yrityksemme tallentaa ja käsittelee henkilötietoja EU:n tietosuoja-asetuksen GDPR:n edellyttämällä tavalla. 

Tietosuojaselosteen sisältöä voidaan muuttaa julkaisemalla uusi versio verkossa. Siksi suosittelemmekin tutustumaan tietosuojaselosteeseemme säännöllisesti. 

Rekisterinpitäjä: 

Lohjan Liikuntakeskus Oy 

Y-tunnus: 0128283-9 

Osoite: Runokatu 1, 08100 Lohja 

Puhelin: 019 369 1803 

Rekisteriasioista vastaava henkilö: 

Nimi: Jukka Vienonen, toimitusjohtaja 

Sähköposti: jukka.vienonen@lohja.fi 

Rekisterin nimi: 

Yrityksen hallituksen päätöksentekoon liittyvä rekisteri 

Henkilötietojen käyttötarkoitus 

Lohjan Liikuntakeskus Oy:n hallituksen päätöksenteon hoitaminen. 

Rekisterissä olevia tietoja Lohjan Liikuntakeskus Oy:n hallitus käyttää suorittaessaan niitä sille kuuluvia tehtäviä, jotka sille lakien ja Lohjan Liikuntakeskus Oy:n ja Lohjan kaupungin yhteistoimintasopimuksen perusteella kuuluu.  

  • Järjestöavustushakemusten kirjaaminen ja käsittely
  • Avustustietojen kerääminen suunnittelu- ja selvitystehtäviä varten
  • Liikuntapaikkavaraushakemusten kirjaaminen ja käsittely
  • Liikuntapaikkavaraustietojen kerääminen suunnittelu- ja selvitystehtäviä varten

Rekisteriin rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys rekisterinpitäjään joko työntekijänä, entisenä työntekijänä, toimeksiannosta työtä tekevänä tai toimeksiannosta työtä tehneenä henkilönä, työnhakijana, opiskelijana, harjoittelijana tai kaupungin / Lohjan Liikuntakeskus Oy:n luottamushenkilönä. Työntekijällä tarkoitetaan myös viranhaltijaa. Lisäksi rekisteriin rekisteröitynä on seurojen ja yhdistysten jäseniä / toimihenkilöitä, yksittäisiä avustusten / liikuntapaikkojen hakijoita sekä muita asioiden vireillepanijoita. 

Rekisterin tietosisältö  

Järjestön, henkilön tai seuran nimi, kotipaikka, sähköposti, www-osoite, Y-tunnus, rekisteröimisvuosi, rekisterinumero, tilikausi.  

  • Järjestön tai seuran yhteyshenkilön nimi, osoite, puhelin ja sähköposti. 
  • Avustushakemukseen liittyvät tilastotiedot: avustuksen käyttötarkoitus, yhdistyksen tai avustuskohteen talousarvio, yhdistyksen toimintatiedot. 
  • Liikuntapaikkavaraushakemukseen liittyvät tilastotiedot. 

Tietolähteet 

  • Rekisteröity itse  
  • Henkilöstöhallinnolliset päätökset  
  • Tiedot kerätään Lohjan Liikuntakeskus Oy:n avustusten ja liikuntapaikkavarausten hakulomakkeilla  

Lisäksi rekisterin tietoja yhdistetään Lohjan kaupungin eri sähköisten tietojärjestelmien käyttäjärekisterin tietoihin. Tietoja yhdistetään myös Lohjan kaupungin muiden päätöksentekoelimien tietoihin.  

Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen 

Hakijan ja päätöksentekijän nimi ja päätöksen sisältö ovat nähtävissä pöytäkirjoissa ja Enkora –tilanvarausjärjestelmässä. Pöytäkirjat ovat nähtävillä Lohjan Liikuntakeskus Oy:n internet –sivuilla. 

Tietojen luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 

Rekisterinpitäjä ei luovuta henkilötietoja EU:n eikä Euroopan talousalueen ulkopuolelle paitsi tarvittaessa rekisteröidyn erillisellä suostumuksella.  

Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaus 

  1. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT: 
  • Dynasty 
  • Intranet Lohjan kaupunki 
  • Intranet Lohjan Liikuntakeskus Oy 
  • Enkora 
  • Lipova 
  • TyövuoroVelho 

2. MANUAALINEN AINEISTO:

– paperiasiakirjat (kuten tulostettavat raportit, tilastot ja kaikki muuta paperilla arkistoidut henkilöstöhallinnon henkilörekisteriin kuuluvat tiedot)  

3. TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET:  

3.1 Sähköinen aineisto

Rekisteriin tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu työntekijä tai muu henkilö. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsy on rajoitettu ja käyttäjä tunnistetaan joko käyttäjätunnuksella ja salasanalla tai muulla vahvemmalla tekniikalla.

3.2 Manuaalinen aineisto

Arkistoissa ja yksiköissä on kulunvalvonta ja/tai ovien lukitus. Asiakirjat, säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa, siten, että sivullisilla ei ole niihin pääsyä.  

Tarkastusoikeus 

PERUSTEET:  

Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26 §:  

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.  

Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §:  

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.  

 Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Henkilöstöhallinnon rekisteriseloste

Päivitetty: 24.5.2018 

Yrityksemme tallentaa ja käsittelee henkilötietoja EU:n tietosuoja-asetuksen GDPR:n edellyttämällä tavalla. 

Tietosuojaselosteen sisältöä voidaan muuttaa julkaisemalla uusi versio verkossa. Siksi suosittelemmekin tutustumaan tietosuojaselosteeseemme säännöllisesti. 

Rekisterinpitäjä: 

Lohjan Liikuntakeskus Oy 

Y-tunnus: 0128283-9 

Osoite: Runokatu 1, 08100 Lohja 

Puhelin: 019 369 1803 

Rekisteriasioista vastaava henkilö: 

Nimi: Johanna Repola, johdon assistentti 

Sähköposti: johanna.repola@lohja.fi 

Rekisterin nimi: 

Yrityksen henkilöstöasioiden hoitoon liittyvä rekisteri  

1.Henkilötietojen käyttötarkoitus 

Henkilöstöhallinnon ja palvelussuhdeasioiden hoitaminen.

Rekisteriin rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys rekisterinpitäjään joko työntekijänä, entisenä työntekijänä, toimeksiannosta työtä tekevänä tai toimeksiannosta työtä tehneenä henkilönä, työnhakijana, opiskelijana, harjoittelijana tai kaupungin / Lohjan Liikuntakeskus Oy:n luottamushenkilönä. Työntekijällä tarkoitetaan myös viranhaltijaa.  

Rekisterissä olevia tietoja yritys käyttää suorittaessaan niitä työntekijöitään, opiskelijoitaan, harjoittelijoitaan ja luottamushenkilöitään koskevia tehtäviä, jotka sille lakien, virka- ja työehtosopimusten sekä erillisten päätösten ja määräysten perusteella kuuluvat. Rekisteriä käytetään myös työvoiman hankintaan, henkilöstön sisäisen liikkuvuuden tukemiseen, työntekijöiden työvälineenä sekä henkilöstön johtamisen välineenä.  

PERUSTEET:  

Henkilötietolaki (523/1999)  

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)  

Työsopimuslaki (55/2001)  

Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)  

Henkilöstöhallintoon liittyvä erityislainsäädäntö   

2. Rekisterin tietosisältö (henkilötietolomakkeiden kentät) 

  •  Työntekijöiden ja muiden rekisteröityjen perus/yhteystiedot  
  • Virkaan, toimeen, vakanssiin tai tehtävään liittyvät tiedot  
  • Palkkaukseen liittyvät tiedot  
  • Työntekijään liittyvät muut tiedot mm. osaamisenhallinta, tutkinnot, kehityskeskustelun tiedot  
  • Työnhakijaan liittyvät tiedot  

3. Tietolähteet 

  • Rekisteröity itse  
  • Rekisteröidyn esimies  
  • Työnhakuun liittyvät haastattelut  
  • Henkilöstöhallinnolliset päätökset  
  • Poliisi  
  • Kela  
  • Valvira  
  • Väestörekisterikeskus  
  • Työterveyshuolto ja muut terveys- ja sairaanhoitopalvelujen tuottajat  
  • Keva  
  • Verottaja  
  • Työvoimatoimisto  
  • Vakuutusyhtiöt 

 Lisäksi rekisterin tietoja yhdistetään Lohjan kaupungin eri sähköisten tietojärjestelmien käyttäjärekisterin tietoihin. Tietoja yhdistetään myös Lohjan kaupungin työterveyshuollon tietoihin.  

4. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen 

Lain viranomaisen toiminnan julkisuudesta 16 §:n 3 momentin mukaan viranomaisen henkilörekisteristä saa antaa henkilötietoja sisältävän kopion tai tulosteen tai sen tiedot sähköisessä muodossa, jollei laissa ole toisin erikseen säädetty, vain jos luovutuksensaajalla on henkilötietojen suojaa koskevien säännösten mukaan oikeus tallettaa ja käyttää sellaisia henkilötietoja.  

Tietoja luovutetaan eri viranomaisille lakien edellyttämissä määrin.  

5. Tietojen luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 

Rekisterinpitäjä ei luovuta henkilötietoja EU:n eikä Euroopan talousalueen ulkopuolelle paitsi tarvittaessa rekisteröidyn erillisellä suostumuksella.  

6. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaus 

 6.1 SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT:

  • TyövuoroVelho 
  • Dynasty 
  • Intranet Lohjan kaupunki 
  • Intranet Lohjan Liikuntakeskus Oy 
  • Enkora 
  • Lipova 

 6.2 MANUAALINEN AINEISTO:

  • paperiasiakirjat (kuten tulostettavat raportit, tilastot ja kaikki muuta paperilla arkistoidut henkilöstöhallinnon henkilörekisteriin kuuluvat tiedot)  

7. Tietosuojakusen periatteet

7.1 Sähköinen aineisto

Rekisteriin tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu työntekijä tai muu henkilö. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsy on rajoitettu ja käyttäjä tunnistetaan joko käyttäjätunnuksella ja salasanalla tai muulla vahvemmalla tekniikalla.  

7.2 Manuaalinen aineisto

Arkistoissa ja yksiköissä on kulunvalvonta ja/tai ovien lukitus. Asiakirjat, kuten työajanseuranta ja kulunvalvontaraportit säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa, siten, että sivullisilla ei ole niihin pääsyä.  

8. Tarkastusoikeus 

PERUSTEET:  

Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26 §:  

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.  

Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §:  

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.   

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.